Softfolio DMS Basismodul

Die Integration bewirkt zunächst einmal, dass die in der Office Line erzeugten geschäftlichen Belege wie Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. in einem automatisierten Verfahren archiviert werden und für den schnellen Recherchezugriff zur Verfügung stehen. Die Archivierung aller Office Line internen Belege wird vollautomatisch durch den Druck des Belegs ausgelöst. Damit ist sichergestellt, dass tatsächlich alle Belege archiviert werden, wie es für eine revisionssichere Archivierung erforderlich ist.

Solution Packages

Bei unseren Solution Packages handelt es sich um vorgefertigte Aktenlösungen, basierend auf den bewährten Softwareprodukten von Sage und Softfolio, die fast jeden Wunsch an eine perfekte Aktenorganisation erfüllen. Vor Ort erfolgt noch die Integration in Ihre Systemlandschaft durch unsere Experten – fertig! Gefüttert werden die elektronischen Akten mit Dokumenten aus beliebigen Applikationen oder Papierbelegen. Papierbelege werden digitalisiert, die Art des Dokuments (z.B. Rechnung oder Lieferschein) wird über Barcodes erkannt, relevante Daten werden aus der Office Line Datenbank zuverlässig ausgelesen und automatisch der richtigen Aktenart zugeordnet. Das macht die umständliche händische Verschlagwortung überflüssig und minimiert die Fehleranfälligkeit. Die so archivierten Dokumente sind dann direkt in der Office Line über das jeweilige klassenbezogene Kontextmenü aufrufbar (Beleganzeige).

Kunden-/Vorgangsakte

Die elektronische Kundenakte stellt auf Knopfdruck alle aktuellen und historischen Dokumente zu einem Kunden einschließlich der brieflichen und E-Mail-Korrespondenz zur Verfügung. Sie steigert Effizienz und Wirtschaftlichkeit in der Kundenbetreuung, da sie die verschiedensten Dokumente und auch multimediale Elemente in einer Akte zusammenführt, z.B. Wartungsverträge, Briefe, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen, aber auch E-Mails, Internet-Links, Zeichnungen, kaufmännische Daten aus der Office Line oder Kundeninformationen aus Softfolio CRM. 

Zusätzlich bringt unser Solution Package Ordnung in Ihren Belegeingang, da jeder eingehende Beleg mit einem Verkaufsvorgang der Office Line verknüpft werden kann. So ist bei Lieferscheinen oder Eingangsrechnungen immer nachvollziehbar, durch welche internen Vorgänge sie ausgelöst wurden und welche Belege mit ihnen im Zusammenhang stehen. Die eingehenden Belege müssen dafür natürlich gescannt werden. Jeder eingehende und gescannte Beleg wird dann über einen eindeutigen Schlüssel mit dem entsprechenden Vorgang innerhalb der Office Line verknüpft.

Lieferanten-/Vorgangsakte

Die Einkaufsabteilung leistet einen wichtigen Beitrag zur Wirtschaftlichkeit von Unternehmen. Mit unserem Solution Package steht dem Einkauf eine multimediale Lieferantenakte zur Verfügung, die alle relevanten Informationen, z.B. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preisinformationen, Schriftverkehr und Verträge übersichtlich bereitstellt. Bei den Inhalten kann es sich um Word-Dokumente, gescannte Images, E-Mails, EDI-Daten, aber auch um einen Verweis auf die Homepage des Lieferanten oder um das neueste Produktvideo handeln.

Zusätzlich bringt unser Solution Package Ordnung in Ihren Belegeingang, da jeder eingehende Beleg mit einem Verkaufsvorgang der Office Line verknüpft werden kann. So ist bei Lieferscheinen oder Eingangsrechnungen immer nachvollziehbar, durch welche internen Vorgänge sie ausgelöst wurden und welche Belege mit ihnen im Zusammenhang stehen. Die eingehenden Belege müssen dafür natürlich gescannt werden. Jeder eingehende und gescannte Beleg wird dann über einen eindeutigen Schlüssel mit dem entsprechenden Vorgang innerhalb der Office Line verknüpft.

Service-/Geräteakte

In Verbindung mit dem Softfolio Servicemanagement (Objektdatenbank) lässt sich der Aufbau einer elektronischen Service-/Geräteakte realisieren. In dieser können z.B. technische Informationen, Handbücher, Reklamationen und kaufmännische Belege zusammengefasst werden.

Projektakte

Projekte wie die Herstellung von Anlagen, die Einführung von IT-Systemen oder der Entwurf einer neuen Maschine zeichnen sich durch eine hohe Komplexität aus. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und Bereiche bearbeiten mit den verschiedensten Werkzeugen Inhalte für diese Projekte – Ingenieure nutzen CAD-Werkzeuge, Account Manager Tools zur Angebotserstellung, Projektmanager Controlling- und Reporting-Lösungen. Die Projektakte ermöglicht – in Kombination mit dem Sage/Softfolio Projektmanagement - eine zentrale Verwaltung sämtlicher Inhalte, unabhängig vom Ursprungssystem.

Rechnungseingang

Die archivierten Eingangsrechnungen können direkt beim Buchungssatz innerhalb des Office Line Rechnungswesens angezeigt werden.