360 Grad Sicht auf Arbeitsprozesse

Geschäftsführer, Personalchefin, Einkaufsleiter – alle nutzen dasselbe ERP-System. Jedoch greifen sie größtenteils auf unterschiedliche Funktionen und Daten zu. Moderne ERP-Systeme ermöglichen jedem Arbeitsplatz die individuell benötigten Funktionen und Daten zur Verfügung zu stellen. Dass sich mit einer ERP-Software die eigenen Geschäftsprozesse abbilden und steuern lassen, setzt jeder Anwender voraus. Darüber hinaus verfolgen immer mehr mittelständi sche Unternehmen das Ziel, ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und Wachstumshindernisse zu beseitigen. Um das zu erreichen, sollen betriebliche Abläufe verkürzt, beschleunigt und kostengünstiger gestaltet werden. Viele bestehende ERP-Systeme stehen dem jedoch mit starren, umständlichen Bedienkonzepten entgegen. Das ist umso erstaunlicher, als die Benutzerfreundlichkeit und die gute Anpassungsfähigkeit an unternehmensspezifische bzw. individuelle Belange für ERP-Anwender an erster Stelle stehen (Konradin-ERP-Studie 2009).

Prozess- statt funktionsorientierter Ansatz

Neue Bedienkonzepte gehen davon aus, dass alle Prozesse mit dem Menschen beginnen und der Mitarbeiter Werkzeuge benötigt, um Prozesse selbst zu definieren und an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen. Sie orientieren sich nicht länger an der funktionsorientierten Arbeitsweise. Bei dieser wird aus dem Menü heraus zuerst die gewünschte Bearbeitungsfunktion (zum Beispiel „Erstellen eines Lieferscheins“) aufgerufen und anschließend nach dem zu bearbeitenden Datensatz wie einem bestehenden Auftrag gesucht. Der funktionsorientierte Ansatz ist relativ starr und erfordert viele Mausklicks, um zu den für den Bearbeiter wichtigen Informationen zu gelangen. Stattdessen stellt ein prozessorientiertes Bedienkonzept die für den jeweiligen Arbeitsplatz benötigten Daten in den Vordergrund des Arbeitsprozesses. Anstelle einer leeren Maske sieht der Nutzer beim Einstieg ins ERP-System aufgabenbezogene Daten. Sie unterscheiden sich je nach Fachbereich und Rolle des Anwenders im Unternehmen. Von den Daten gelangt er beispielsweise zur Auftragsliste, wählt die Funktion „Erstellen eines Lieferscheins“ und erhält seine Zieldaten. In wenigen Schritten gelangt der Anwender so ans Ziel und steigert damit seine Produktivität.